10 نرم افزار اداری پرکاربرد و واجب

امروزه کارکردن بدون این نرم افزارهای اداری تقریبا غیر ممکن است. بدون این نرم افزارها کارکردن مثل عبور از هفت خوان رستم است. این نرم افزارها به طور موثر به ما کمک کرده تا وظایف خود را بهتر به انجام برسانیم. مدیریت زمان، پروژه ها، سرعت و سایر موارد نیز از مزایای بی شمار استفاده از این نرم افزارهاست.

اگر شما نیز می خواهید سطح خود را در فضای کاری خود بالا ببرید این مقاله برای شماست. البته امروزه یادگیری این نرم افزارها جزو واجبات محسوب می شود. در این مقاله قصد داریم 10 نرم افزار اداری پرکاربرد و واجب بپردازیم فرقی ندارد که شما شاغل باشید یا دانشجو چون درهر صورت به آن نیاز پیدا خواهید کرد.

اهمیت استفاده از نرم افزارهای اداری
تصور کنید شما این قابلیت را دارید تا با یک کلیک فاکتور صادر کنید، یا با فشردن چند دکمه گزارش های مالی حرفه ای و جامعی تهیه کنید و یا بدون نیاز به حضور فیزیکی در جلسات حضور داشته باشید. تمام این موارد فقط بخشی از ویژگی های بی شمار نرم افزارهای اداری در دنیای امروز هستند. این نرم افزارها مانند عصای دست مدیران و کارمندان در بخش های مختلف عمل کرده و نقش زیادی در افزایش کارایی و عملکرد ارتباطات درون سازمانی ایفا می کنند.

این نرم افزارها کاربردهای زیادی دارند که بسته به نوع شغل متفاوت است به طور مثال: در شغل حسابداری، ابزارهای قدرتمندی برای ثبت تراکنش مالی، صدور فاکتور و تهیه گزارشات مالی در اخیتارتان قرار می دهد.

در بازاریابی، CRM ها به صورت منظم اطلاعات مشتریان را ذخیره و مدیریت کرده و کمپین های بازاریابی را از ابتدا تا انتها مدیریت می کنند. افرادی که در بخش منابع انسانی یک سازمان مشغول هستند نیز از طریق این نرم افزار ها می توانند فرایندهای مربوط به استخدام، آموزش، حقوق و دستمزد را به صورت خودکار انجام دهند.

معرفی چند نرم افزار اداری پرکاربرد

• مایکروسافت آفیس
• Adobe Acrobat Reader
• Trello
• Google Calendar
• Zoom
• Microsoft Teams
• Bitdefender
• فتوشاپ یا کانوا
• Eveote
• Google Forms

مجموعه نرم افزارهای Office
نرم افزارهای Office مجموعه ای کاربردی  از نرم افزارهاست که توسط کمپانی مایکروسافت توسعه پیدا کرده است. این نرم افزارها به قدری شهرت پیدا کرده اند که اگر در شرکتی از آن استفاده نشود بنظر آن شرکت چیزی کم دارد. این مجموعه شامل برنامه های مختلفی است که وظایف مختلفی را پردازش می کند. مانند پردازش متون، صفحه گسترده یا همان اکسل، مدیریت ایمیل، مدیریت تقویم و غیره می باشد.

همین مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس از نرم افزارهای کاربردی برای استخدام محسوب می شود که یادگیری آن لازم است.

برخی از محبوب ترین نرم افزارهای موجود در Office:

• Microsoft Word: از دسته نرم افزارهای واژه پرداز است که برای نوشتن نامه، ایجاد اسناد و گزارش است.
• Microsoft Excel: تجزیه و تحلیل داده ها وانجام محاسبات آماری بر روی آن و ایجاد نمودارها
• Microsoft PowerPoint: ایجاد فایل های بصری برای جلسات، کلاس و ارائه ها
• Microsoft Outlook: مدیریت ایمیل، دریافت و ارسال ایمیل و همچنین مدیریت تقویم و مخاطبین
• Microsoft OneNote: یادداشت برداری و ضبط ایده ها و اطلاعات
• Microsoft Access: اکسس برای ساخت پایگاه داده های کوچک بسیار کاربردی است.

این مجموعه ابزارها برای سیستم عامل های ویندوز، مک نیز در دسترس است. نسخه های آنلاین این نرم افزار نیز وجود دارد که بربستر مرورگر است. این مجموعه ابزار، از آن دسته ابزارهای قدرتمند برای کارهای اداری است. طیف گسترده ای از وظایف مانند ایجاد اسناد، تجزیه و تحلیل داده ها و غیره را می توان با این بسته نرم‎افزاری پیش برد.
نرم افزار رایگان و بسیار کاربردی که توسط کمپانی نام آشنای ادوبی توسعه یافته است. این نرم افزار استاندارد جهانی برای مشاهده، چاپ، امضا و مدیریت فایل های PDF شناخته می شود. ویژگی هایی که این نرم افزاردراختیار شما قرار می دهد:

سرچ کردن روی اسناد
فرم های تعاملی موجود در PDF ها را تکمیل کنید.
امضای دیجیتال که روی نسخه رایگان دارای محدودیت است.
این بسته نرم افزاری برای پلتفرم های مختلفی از جمله ویندوز، مک، اندروید و IOS توسعه یافته است. به نسخه تحت وب این نرم‎ افزار نیز از طریق مرورگر می توان دسترسی داشت. در نسخه رایگان این نرم افزار امکان تبدیل فایل های PDF به فرمت دیگر مانند ورد در نسخه رایگان وجود ندارد. نسخه رایگان این نرم افزار برای اکثر نیاز های کاربران خانگی و اداری مناسب است.

Trello سازماندهی و مدیریت بصری تسک ها و پروژه ها
ابزاری محبوب برای مدیریت پروژه است که در سازماندهی و مدیریت جزئییات پروژهایتان بسیار کارآمد است. این نرم افزار قابلیت های فراوانی دارد و در زمانی که می‍خواهید پروژه ای را شروع کنید می توانید تمام فرایند های لازم برای انجام آن را در ترلو یادداشت کرده و از این طریق از شلوغی ذهنتان کاسته شود. مبنای این نرم افزار سیستم تابلو، کارت و لیست برای ساختاردهی و مدیریت وظایف است.

تابلو یا Board: برای هر پروژه می توانید یک تابلو جداگانه تعریف کنید.
کارت: هر کار یا تسکی که باید انجام شود در این قسمت تعریف می شود.
لیست: برای نمایش مراحل انجام یک کار، می توان لیستی در تابلوی مربوطه ایجاد کرد. (مثلا لیست: وظایف، در حال انجام، چک نهایی، انجام شده)
همچنین در هر کارت می توانید جزئیات تسک را شرح دهید. عنوان، شرح، زمان پایان، فایل های مرتبط و اعضای مرتبط با کار را نیزاضافه کنید.

Trello قبلیت های دیگر را نیز ارائه می دهد:

ایجاد چک لیست
برچسب گذاری روی هر کارت
جابجایی آسان کارت ها بین لیست های مختلف
کامنت و گفتگو برروی هر کارت بین اعضای یک تیم
شرکت های بزرگی از این نرم افزار برای مدیریت پروژه های خود استفاده کرده اند، مانند گوگل، ایکس و National Geographic.

ترلو بخاطر سادگی و انطعالف پذیری، برای مدیریت تیم های کوچک و بزرگ در انواع مختلف پروژه ها کاربردی است. این نرم افزار در دو نسخه رایگان و پولی ارائه می شود. نسخه رایگان به تنهایی ویژگی های خوبی دارد که برای اکثر افراد کافی است. نسخه پولی این نرم افزار امکانات بیشتر مانند تعداد بیشتر تابلو و کارت و لیست، ادغام با سایر برنامه ها و اتوماسیون وظایف را ارائه می دهد. همچنین نسخه وب این نرم افزار نیز وجود دارد که بربستر مروگر کار می کند.
سرویس آنلاین رایگان برای مدیریت زمان و سازماندهی رویداد ها است که توسط کمپانی گوگل توسعه یافته است. با تقویم گوگل شما قادر هستید:

ایجاد رویداد: برای رویدادها و قرارملاقات های خود عنوان، تاریخ، زمان، جزئییات و حتی مکان را مشخص کنید.
مشخص کردن رویداد ها به صورت دوره ای: رویدادهایی که به صورت منظم تکرار می شوند را براحتی می توانید تنظیم کنید.
یادآور: برای رویدادهای مهم خود یادآور تنظیم کنید تا از فراموش کردن آن جلوگیری شود.
اشتراک گذاری تقویم: تقویم خود را باهمکاران، دوستان یا اعضای تیم به اشتراک بگذارید تا از برنامه کاری یکدیگر مطلع شوید تا از تداخل در زمان بندی جلوگیری شود.
سینک شدن با سایرسرویس های گوگل: یکی از مهمترین مزیت های این سرویس هماهنگی با سایرسرویس های گوگل مانند جیمیل و گوگل میت است.
دسترسی راحت: از هردستگاهی می توانید به این سرویس دسترسی داشته باشید.

منبع: وبسایت دارکوب