بهترین نرم افزار های مدیریت دانش کدامند؟

هر چه سازمان بزرگتر باشد، دانش بیشتر و نیاز به نرم افزار مدیریت دانش هم بیشتر است. گسترش کسب و کار با کارمندان بیشتر، اسناد بیشتر، داده ها و مشتریان بیشتر همراه است. فرآیند رشد می تواند آشفته باشد زیرا شرکت ها سعی می کنند اطلاعات و منابع خود را سازماندهی کنند . و اینجاست که انتخاب یکی از بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش می تواند به شما در سازمانتان کمک کند.

همانطور که نرم افزار مدیریت دانش می تواند به رشد و حفظ دارایی های دانشی کمک کند، عدم پیاده سازی صحیح نرم افزار مدیریت دانش می تواند ضربه بدی به موفقیت کسب و کار بزند. در این میان شناخت بهترین نرم افزار های بازار جهانی میتواند به ما کمک شایانی کند تا نرم افزار مدیریت دانش متناسب با نیازمان را بشناسیم و انتخاب کنیم. 

در این مقاله از گروه نرم افزار داتیس نگاهی به بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش خارجی خواهیم انداخت.تا انتهای این مقاله همراه ما باشید.

نرم افزار مدیریت دانش چیست؟
نرم افزار مدیریت دانش (KM) از ابزارهایی مدیریت دانش است که برای جمع آوری و توزیع موثر دانش داخلی و خارجی در شرکت ها مورد استفاده قرار می گیرید.

مدیریت دانش ، به طور خلاصه، روش جمع آوری، سازماندهی و به اشتراک گذاری اطلاعات با افرادی است که به آن نیاز دارند. این نرم افزار به ادغام اطلاعات کمک می کند تا مشتریان و کارمندان شما بتوانند به راحتی به آن دسترسی داشته باشند. با سازماندهی سیستماتیک اطلاعات شرکت، اطمینان حاصل می کنید که همه بخش ها در یک راستا قرار دارند و مشتریان دستورالعمل های ثابتی را دریافت می کنند.

نحوه انتخاب بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش
شرکت ها باید فاکتورهای متعددی را هنگام مقایسه ابزارهای KM مختلف در بازار در نظر بگیرند. در اینجا برخی از موارد مهم برای کمک به تصمیم گیری شما وجود دارد.

سهولت استفاده و نگهداری
ابزارهای مدیریت دانش باید زندگی همه را آسان تر کند. اگر ابزارها فرآیندها را پیچیده یا موانعی بین بخش ها ایجاد کنند، آنها کار خود را انجام نمی دهند. ابزارها همچنین باید به راحتی نگهداری شوند .و در عین حال که عملیاتی می مانند، به سرعت اطلاعات را به روز کنند.

هزینه کل مالکیت پایین
همه هزینه ها در قیمت ماهانه یک ابزار KM ارائه نمی شود. آموزش، تعمیر و نگهداری و افزودنی ها باید در نظر گرفته شوند تا مشخص شود که خدمات چقدر هزینه دارد. یافتن ابزارهای دانش با هزینه مالکیت پایین به طور قابل توجهی بر سود بلند مدت شما تأثیر می گذارد.

زمان سریع برای ارزش گذاری و بازگشت سرمایه
زمان ارزش گذاری به این اشاره دارد که ابزار KM چقدر سریع مشکل شما را حل می کند. به بزرگترین اولویت هایی که امیدوارید نرم افزار مدیریت دانش حل کند فکر کنید. اگر برای دستیابی به این اهداف به آموزش گسترده تیمی یا توسعه فنی نیاز دارید، بازپرداخت سرمایه تان زمان بیشتری از شما می گیرد.

ادغام با سایر خدمات
یکی از مزایای بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش این است که به عنوان یک مرکز توزیع دانشی عمل می کند که می تواند اطلاعات را به سایر ابزارهای شما متصل کند . و کارایی اعضای تیم را افزایش دهد. این می تواند زمانی انجام شود که نرم افزار KM با:

نرم افزار خدمات مشتری: نمایندگان می توانند به مقالات پایگاه دانش برای درخواست پشتیبانی مشتری ها کمک کنند.
سیستم های مدیریت سفارش: مشتریان می توانند سفارشات خود را در پورتال مشتری پیگیری کنند.
اگر ابزار KM  با سرویس های دیگری که تیم شما استفاده می کند یکپارچه نشود، در نهایت می تواند پایگاه اطلاعاتی ایجاد کند . و فرآیندها را پیچیده کند. از سوی دیگر، نرم افزارهایی که از بسیاری از ادغام ها پشتیبانی می کنند، عملکرد بهتری دارند. به عنوان مثال، اگر بتواند به نرم افزار پورتال شریک شما متصل شود ، تیم شما می تواند راحت تر با شرکای تجاری همکاری کند. یکپارچه سازی ها همچنین به شما این امکان را می دهند که نرم افزار را متناسب با نیازهای منحصربه فرد خود ارتقا داده و سفارشی کنید.

مقیاس پذیری
به این فکر کنید که تیم شما در حال حاضر به چه ویژگی هایی نیاز دارد و ممکن است در آینده به چه ویژگی هایی نیاز داشته باشید. پلتفرمی که می تواند در شرکت شما گسترش یابد، به شما کمک می کند از دردسرهای فزاینده ای که سایر شرکت ها با آن رو به رو هستند، اجتناب کنید. مقیاس پذیری عملکرد تیم را در هر مرحله بهینه می کند.

بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش در بازار جهانی
همانطور که گفته شد شناخت بهترین نرم افزارهای مدیریت دانش میتواند به ما کمک کند که ویژگی ها و انتظارات ما از یک نرم افزار مدیریت دانش را بشناسیم.در این بخش بهترین نرم افزار های مدیریت دانش در سطح بازار خارجی را با هم بررسی میکنیم.
بهترین نرم افزار مدیریت دانش در بازاهای داخلی
شناخت بهترین نرم افزار مدیریت دانش در بازار داخلی به همان میزان که شناخت نرم افزار در بازار های بین المللی اهمیت دارد مهم است. نرم افزار های داخلی متناسب با فرهنگ سازمانی غالبی که در کسب و کار های ایران وجود دارد بومی سازی شده است و این موضوع ما را در رسیدن به رسالت اصلی مدیریت دانش کمک میکند. 

گروه نرم افزاری داتیس، نرم افزار مدیریت دانش پندار را متناسب با ISO30401 طراحی و پیاده سازی کرده است. انعطاف بالایی که این نرم افزار در پیاده سازی فرایند مدیریت دانش دارد، چرخه 5 عنصر حیاتی دانش(شناسایی دانش در سازمان، استخراج دانش های ضمنی و صریح ، ثبت و طبقه بندی دانش، اشتراک گذاری صحیح دانش و بکارگیری و بروزرسانی دانش) را به خوبی و بر اساس استراتژیک خاص سازمانی هر کسب و کاری اجرا می کند. 

پایان صحبت ها
در گذشته، به دلیل تمرکز بیش از حد بر ابزارها، ابتکارات سیستم های مدیریت دانش ابتدایی اغلب با شکست مواجه میشد که این موضوع به ضرر سایر حوزه ها بود. با اینکه تمرکز مدیریت دانش هنوز هم بر افراد و تعاملات انسانی است، ولی باید این نکته را در نظر داشت که سیستم های مدیریت دانش راه طولانی را پیموده اند و امروزه از یک نیاز اختیاری به یک جزء حیاتی برای سازمان شما تبدیل شده اند. امروزه، چنین سیستم هایی می توانند امکان جذب افکار و ایده های بدون ساختار را فراهم کنند،. این موضوع همچنین در سراسر در بخش استراتژی مدیریت دانش بسیار مهم می باشد.

 شناخت بهترین نرم افزار مدیریت دانش ما را راهنمایی میکند که نیازمان برای مدیریت دانش چیست؟ و چه پلتفرمی نیازمان را پوشش می دهد.

منبع: ویسایت داتیس