۹ بهترین نرم افزار سازمانی + در مدیریت سازمان برنده شوید

با رشد هر روزه سازمان ها سازوکارهای درونی آنها پیچیده می شود و همواره کنترل و مدیریت فرآیندهای درون سازمان نیاز به مدیریت کارآمد دارد. در دنیای پیشرفته و الکترونیکی امروز، به کارگیری نرم افزار سازمانی راهی مطمئن برای حذف کاغذبازی و مدیریت موثر زمان در ایجاد یک سازمان اثربخش و کارا است.
نرم افزار سازمانی یک ابزار و برنامه کامپیوتری برای مدیریت و کنترل فرآینده های پیچیده درون سازمان ها است که نیاز به تخصص، مهارت برای طراحی، برنامه ریزی و اجرا دارند.

با توجه به اهمیت نرم افزار سازمانی در مدیریت موثر سازمان ها و نیاز کسب وکارهای کوچک و بزرگ به این برنامه های کامپیوتری در این مقاله از مجموعه مقالات راهکار نرم افزاری پارسان نگاهی به موضوع نرم افزار سازمانی و اهمیت و هدف این نرم افزارها در سازمان ها می کنیم. همچنین ۹ بهترین نرم افزار سازمانی را معرفی می کنیم که در مدیریت بهتر سازمان و کسب و کار شما را یاری می کنند.

نرم افزار سازمانی چیست؟
در یک کلام ساده نرم افزار سازمانی یک برنامه کامپیوتری درون شرکت های خصوصی و سازمان های دولتی است که برای دستیابی به اهداف تجاری و خودکارسازی فعالیت های مالی و روزانه کسب وکارها به کار می رود.
سازمان ها معمولا دارای نقش ها و فعالیت های مختلفی مثل واحد فروش، واحد مالی، واحد فناوری و اطلاعات، واحد حقوقی، واحد روابط عمومی و غیره هستند که درون یک مجموعه بزرگ فعالیت می کنند. ERP به معنای برنامه ریزی منابع سازمانی یک سیستم و پایگاه اطلاعاتی یکدست و مشترک است که تمام فعالیت ها و منابع واحدهای مختلف درون سازمان از جمله تولید، تدارکات، انبار، مالی، فروش و منابع انسانی را بصورت یکپارچه مدیریت می کند و امکان اشتراک گذاری و دسترسی به داده ها در میان تمام واحدها از طریق سامانه ERP وجود دارد.

انواع نرم افزارهای سازمانی
سازمان ها دارای بخش های مختلف با فعالیت های متفاوت و مختص به حوزه خودشان هستند و به تناسب هر حوزه انواع مختلف نرم افزارهای سازمانی وجود دارد که دربخش مربوطه پیاده سازی و اجرا می شوند. انواع نرم افزارهای سازمانی شامل موارد زیر می شوند:

هشت مورد بالا مهمترین نرم افزارهای سازمانی هستند که در شرکت های خصوصی، ادارات و سازمان های دولتی مورد استفاده قرار می گیرند.

نرم افزارهای سازمانی بر حسب برند به دسته های دیگری تقسیم بندی می شوند. در ادامه این مقاله ۹ بهترین نرم افزارهای سازمانی معرفی می شوند.

سامانه بازرگانی حارجی پارسان

یکپارچگی و ارتباط موثر بین واحد های مختلف سازمان در گرو استفاده از نرم افزارهای سازمانی مختلفی است که با ویژگی های نوآوری، انعطاف پذیری، دقت دراجرای سریع و خودکار انواع عملیات های تجاری درون سازمانی، باعث افزایش بهره وری و کاهش هزینه های عملیاتی می شوند.

کاربرد نرم افزار سازمانی
هر نرم افزار سازمانی با توجه به ماهیت و ساختارش کاربرد متفاوتی درون سازمان دارد. انواع نرم افزارهای سازمانی مانند، نرم افزار مدیریت موجودی انبار و انبارداری، نرم افزار حسابداری واردات و صادرات، نرم افزار ثبت سفارش خرید، نرم افزار مدیریت حقوق و دستمزد، نرم افزار مدیریت جلسات و پیگیری مصوبات طراحی و در دسترس سازمان ها قرار گرفته است تا بتوانند پروژه ها، منابع و هزینه ها را مدیریت و کنترل کنند.

نرم افزار سازمانی حسابداری 
علم حسابداری شاخه ای از علم اقتصاد است که نتایج فعالیت های اقتصادی یک بنگاه یا سازمان را اندازه گیری می کند و بصورت اطلاعات و داده های ریاضی در دسترس سرمایه گذاران، بستانکاران و مدیران قرار می دهد.
نرم افزار حسابداری یک برنامه کاربردی است که با تحلیل بودجه و سرمایه سازمان، هزینه و درآمدهای هر بخش، امور مالی و حسابداری سازمان را نظم می بخشد و داده های حسابداری را در قالب ماژول هایی مثل حساب های دریافتنی، حساب قابل پرداخت، تراز حساب، سند حسابداری، اسناد عمومی ذخیره و پردازش می کند.
نرم افزار جامع حسابداری یک راهکار نرم افزاری مالی است که ممکن از در سازمان استفاده شود یا توسط شخص ثالث خریداری شود و خارج از سازمان به کار برده شود. همچنین از نرم افزار حسابداری می توان بصورت یک بسته نرم افزاری شخص ثالث با تغییرات محلی استفاده شود.

نرم افزار سازمانی اموال و دارایی ثابت
دارایی ثابت، اموال و دارایی است که با دید سرمایه گذاری بلندمدت خریداری می شود و سازمان قصد فروش آن را ندارد. این اموال شامل ساختمان، ماشین آلات و تجهیزات است که بصورت مستقیم به مشتری فروخته نمی شوند.
ابزار مدیریت، شمارش و حفظ اموال، نرم افزار اموال و دارایی ثابت است که با هدف مدیریت و ثبت اموال و دارای ثابت شرکت طراحی شده است.
هر سازمانی برای ثبت و نگهداری، حفظ و کنترل اموال، بررسی استهلاک و ارزش جاری اموال، نیاز به نرم افزر اموال و دارایی ثابت دارد. این نرم افزار با عملیات اموال گردانی، وضعیت اموال دولتی و دارایی های ثابت شرکتی را بصورت گزارش های دوره ای حسابداری در اختیار صاحبان سرمایه قرار می دهد.

نرم افزار سازمانی مدیریت تردد
ساعات حضور و غیاب و تردد پرسنل در سازمان مهم ترین عامل در محاسبه حقوق و دستمزد است. نرم افزار مدیریت تردد یا همان سیستم مدیریت حضور و غیاب، اطلاعات ورود و خروج کارکنان را که در سخت افزار (دستگاه حضور و غیاب) ثبت شده است دریافت و تحلیل می کند و براساس شیف بندی های منظم، غیرمنظم، ثابت یا چرخشی گزارش گیری می کند که مبنایی برای محاسبه حقوق و دستمزد پرسنل است.

نرم افزار سازمانی حقوق و دستمزد
منابع انسانی یکی از مهمترین منابع و ثروت های یک سازمان است و توجه به حقوق و دستمزد و مزایای نیروی کار مهمترین اقدام در جهت جذب و حفظ منابع انسانی در سازمان است.
نرم افزار حقوق و دستمزد از زیرمجموعه نرم افزار منابع انسانی است و یک سامانه اطلاعاتی از کارکنان شامل اطلاعات فردی، شغلی، اطلاعات احکام پرسنلی، کارکرد کارکنان و غیره است که مدیران سازمان را در محاسبه حقوق و دستمزد، مزایا، پاداش، عیدی، محاسبه مالیات و عوارض، صدور فیش حقوقی کمک می کند.

نرم افزار سازمانی انبارداری
انبارها مکانی برای نگهداری مواد خام یا کالای نهایی تولید شده است و به عنوان هسته مرکزی در زنجیره تامین شناخته می شوند. در بحث لجستیک صنایع تولیدی و خرده فروشی نرم افزار انبارداری وظیفه مدیریت، کنترل موجودی انبار، حفظ و نگهداری، ردیابی تمام کالاهای ورودی و خروجی کالا به انبار را دارد. سیستم مدیریت انبار امکان بهینه سازی و مدیریت موجودی انبار را در هر زمان و مکانی فراهم می کند.
به زبانی ساده نرم افزار مدیریت موجودی انبار و اصول انبارداری به سازمان ها کمک می کند روند ورود یک کالا به انبار تا زمانی که از آن خارج می شود را ثبت و پیگیری کنند.

نرم افزار سازمانی بازرگانی خارجی 
بطور کلی بازرگانی جریان داد و ستد کالاو خدمات چه به صورت اولیه یا خام و یا کالای نهایی و محصول را شامل می شود. پروسه بازرگانی خارجی شامل امور بیمه، حمل ونقل، انواع پرداخت‎ های ریالی و ارزی، گشایش اعتبار اسنادی، بازاریابی، مذاکره در سطح بین المللی را در برمی گیرد. شخص بازرگان یا شرکت های بازرگانی برای مدیریت بازرگانی و فروش خارجی خود نیاز به برنامه ای جامع دارند که تمام امور را کنترل و هدایت کند. نرم افزار سفارشات خارجی، مدیریت امور حسابداری واردات و صادرات، اعم از پیگیری سفارشات خارجی، گردش کار، هزینه های ریالی و ارزی، کنترل موجودی و ثبت سفارشات، بررسی وضعیتهای خرید خارجی، نیازهای حوزه تدارکات و تعیین وسیله حمل و نقل بین المللی را انجام می دهد.

نرم افزار سازمانی بازرگانی داخلی

مقوله بازرگانی داخلی مجموعه عملیات خرید و فروش داخلی، استعلام تامین کنندگان، حمل ونقل، بودجه بندی، حسابداری هزینه ها و تمام امور مربوط به ورود و خروج کالا از انبار را شامل می شود. نرم افزار بازرگانی داخلی سیستمی یکپارچه برای مدیریت بازرگانی خرید داخلی و حسابداری بازرگانی درون سازمان ها است.

نرم افزار سازمانی امور مجامع
مجامع در واقع جلساتی است که بصورت دوره ای در طول سال یا بطور سالیانه در سطوح مختلف سازمان تشکیل می شوند. مجمع عمومی عادی سالیانه، مجمع عمومی فوق العاده، مجمع موسس مثال هایی از جلسات مجامع است که خروجی این جلسات اهداف و مصوبات متفاوتی دارند که تاثیر مستقیم بر رشد و پیشرفت سازمان دارد. سیستم جامع مدیریت جلسات و مصوبات یک نرم افزار مدیریت جلسات حرفه ای در سازمان ها است و وظیفه استقرار حاکمیت شرکتی ، ثبت آگهی تغییرات شرکت، صورت جلسه تغییرات، پیگیری مصوبات، اداره جلسات مجمع عمومی و دیگر امور مجامع را دارد.

نرم افزار سازمانی مدیریت قراردادها
نرم افزار مدیریت قراردادها یا مدیریت پیمان یک ابزار در دست امور کنترل قراردادها در واحد حسابداری سازمان ها است تا تمام فرآیند تهیه، تنظیم، پیش نویس اولیه قراردادها تا تسویه حساب کامل را مدیریت کنند. به کمک نرم افزار مدیریت پیمان می توان تمام مدارک و مستندات قراردادها و همچنین همه مراحل انجام کار در مناقصات و قراردادها از ابتدا تا تحویل کالا و خدمات مندرج در قرارداد را کنترل کرد.
ارتباط فرآیند کنترل قراردادها با نرم افزار انبار، نرم افزار بازرگانی، نرم افزار خرید و تدارکات و امور مالی باعث پیچیدگی در امر مدیریت و کنترل قراردادها شده است و همین امر بر اهمیت وجود نرم افزار مدیریت قراردادها که بتواند پیمان و قرادادهای سازمان را پشتیانی کند و در عین حال ارتباط موثری با دیگر نرم افزارهای سازمان داشته باشد تاکید می کند.

چرا نرم افزار سازمانی مهم است؟
در بسیاری از سازمان ها نرم افزارهای سازمانی برای مدیریت و کنترل عملکردهای روزمره و عملیات حیاتی سازمان به کار می روند. در زیر به چند نمونه استفاده سازمان ها از نرم افزارهای سازمانی اشاره می کنیم

منبعی برای سنجش عملکرد سازمان
نرم افزار سازمانی به عنوان ابزاری برای کنترل و هدایت عملیات حیاتی سازمان عمل می کند و با کاهش هزینه ها می تواند بودجه و منابع سازمانی را کنترل کند.

بهبود کارایی سازمان
برخی از نرم افزارهای سازمانی مثل مجموعه نرم افزار منابع انسانی و اتوماسیون اداری شامل (نرم افزار حقوق و دستمزد، منابع انسانی) با حفظ حقوق کارکنان و ارائه راه حل هایی برای گردش کار، کارکنان را در ایجاد ارزش برای سازمان تشویق می کند و به بهبود کارایی سازمان می انجامد.

افزایش بهره وری کارکنان
استفاده از نرم افزارهای مختلف اتوماسیون اداری، مدیریت پروژه، نرم افزارهای تحلیل داده و غیره باعث ارتباط موثر کارکنان و همانگی بین تیم ها می شود که نهایتا به بهره وری بالای کارکنان در سازمان می انجامد.

افزایش رضایت مشتری
سازمان ها به کمک نرم افزارهایی مثل نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری، اتوماسیون بازاریابی، نرم افزار مرکز تماس و غیره می توانند راهی برای ارتباط موثر با مشتریان ایجاد کرده و درک دقیقی از نیازها آنها داشته باشند و با گردآوری داده های مشتریان خدمات شخصی شده بر اساس خواسته های مشتریان ارائه دهند.

چالش های مرتبط با نرم افزارهای سازمانی
هزینه : پیاده سازی و اجرای نرم افزارهای سازمانی میتواند گران باشد هزینه های زیادی به خصوص برای سازمان های بزرگ داشته باشند
پیچیدگی : یادگیری واستفاده از نرم افزارهای سازمانی می تواند پیچیده و دشوار باشد.
ادغام : ادغام نرم افزار سازمانی با سیستم های موجود در سازمان می تواند دشوار  و یک چالش باشد.
تغییر : پیاده سازی و اجرای نرم افزارهای سازمانی ممکن است مستلزم ایجاد تغییراتی در فرآیندهای سازمان باشد که همانگی با تغییرات برای کارکنان می تواند دشوار باشد.
با وجود چالش های انکارناپذیری که پیش روی پیاده سازی نرم افزارهای سازمانی وجود دارد اما همچنان انتخاب دقیق و راه اندازی نرم افزارهای سازمانی می تواند باعث افزایش کارایی و بهره وری در سازمان شود.

منبع: وبسایت پارسان